Procedure for maskinel sletning af bortkomne eksemplarer med processtatus BO, MI, eller ER

Fra 2016 foregår sletning af eksemplarposter for gamle bortkomne eksemplarer (dvs. eksemplarer med processtatus BO, MI eller ER) så vidt muligt automatiseret, efter nedenstående retningslinjer.

Læs mere om hvordan man melder materiale bortkommet i bibliotekssystemet

Der gennemføres én årlig slettekørsel, som afvikles om efteråret, normalt efter 1. oktober. Der bliver udsendt forvarsel 30 dage før sletningen gennemføres.

Efter aftale med AU-betjeningsstederne forbliver eksemplarposterne i fællesbasen i op til to år, for at personalet har to sommerferieperioder (der ofte anvendes til denne type opgaver) til at foretage ekstra hyldecheck af de eksemplarer, som er registreret bortkomne, og som er kandidater til at blive slettet maskinelt.

Hvad bliver slettet?

A. Kandidater til sletning er eksemplarposter, hvis processtatus er enten BO, MI eller ER, og som har fået sat denne status senest 1. januar året før oprydningskørslen. Eksempel: en sletning i oktober 2016 omfatter kun eksemplarposter, hvor bortkomststatus er påført før 1. januar 2015. Dette betyder, at mængden af slettekandidater er stabil i løbet af året.
Udskyde sletning: et betjeningssted kan altid bede om at få udskudt maskinel sletning ved at henvende sig (i tide) til helpdesk på det tidligere Statsbiblioteket.

B. Eksemplarposter, som er oprettet i Aleph senere end 5 år før nytår i kørselsåret bliver ikke slettet, da de skal bevares som dokumentation for indkøbet.
Eksempel: en slettekørsel i efteråret 2016 betyder, at eksemplarposter oprettet efter 1. januar 2011 ikke bliver slettet, selv om bortkomststatus er gammel nok.

C. Eksemplarposter bliver heller ikke slettet maskinelt, hvis de vedrører følgende:

• Pligtafleveret materiale
• Specialer fra Aarhus Universitet
• Tidsskrifthæfter
• Ikke offentligt tilgængelige materialer (felt i31 i katalogposten)
• Materialer med bindbeskrivelse i eksemplarposten (flerbindsværker, sammensatte værker)
• Eksemplarposter med filialkode USTEN (Ny Munkegade).

D. Manuel sletning
Det er altid muligt at foretage manuel sletning på betjeningsstederne, men det frarådes generelt, da det er en omstændelig proces: læs mere her