Notering af bortkommet materiale i bibliotekssystemet

Sidst opdateret 16.1.2017/ln


Hovedreglen er, at materiale skal erklæres bortkommet af det bibliotek, der ejer materialet:

et AU-bibliotek eller Dokumentlevering & Formidling på det tidligere Statsbiblioteket.

Bibliotekssystemet giver mulighed for at anvende tre processtatuskoder: BO, MI og ER - se mere her

Se fremgangsmåden her.

Uanset hvilken af de tre processtatuskoder, der er anvendt, sendes posten til DanBib med 096 *u Bortkommet.

Bib-post

Den bibliografiske post røres normalt ikke.

Statsbibliotekets katalogposter for pligtafleveret materiale må ikke slettes.

For alle andre materialer er det ejerbiblioteket, der beslutter om katalogposten skal slettes, hvis der kun er ét, bortkommet, eksemplar tilbage; typisk når der enten foreligger en ny post på senere indkøbt erstatningsmateriale, eller det er udelukket, at man vil/kan genanskaffe værket.

HOL-post

Røres normalt ikke, med mindre der er særlige grunde (fx genanskaffelse, bemærkninger om ønsket antal eksemplarer o.l.)

590 *v Bortkommet (hvis ejeren beslutter at bevare Hol-posten). Hvis denne oplysning tilføjes, vil den være synlig i EGK, så man kan tage stilling til, om man skal indlemme materialet eller ej. Særlig relevant for pligtafleveret materiale.

Eksemplarposten

a. Hvis der er en løbende erstatningssag, har man normalt allerede i skranken mærket eksemplarposten med MI. Katalogisator må ikke foretage sig yderligere, hverken rette processtatus eller slette eksemplarpost eller bib/HOL-post, uden forudgående aftale med de ansvarlige på ejerbiblioteket.

b. Pligtafleveret materiale: Processtatus rettes til MI. Eks-posten må ikke slettes.

c. Andre tilfælde: Processtatus rettes til den status, som ejerbiblioteket ønsker, eller eksemplarposten må slettes, hvis ejerbiblioteket foretrækker det.

Maskinelle sletninger

Der gennemføres årlige massesletninger af eksemplarposter for bortkommet materiale; læs mere her