Fletning af bib-poster – hvornår og hvordan

Koordinering og informationsudveksling

I poster, der stammer fra tiden før Aleph-fællesbasen kan der forekomme lokale data i bib-posterne. Disse data skal overflyttes til hol-posten i forbindelse med fletning. Derfor bør følgende fremgangsmåde følges:

I tilfælde, hvor den døende post indeholder lokale data, som skal overføres til ejerens hol-post, tages først et print af posten. Denne sendes til AU-bogservice, som koordinerer med postens ejer. Derefter kan fletningen udføres.

I tilfælde, hvor den overlevende post indeholder fyldestgørende data i forhold til den døende post, kan der flettes umiddelbart.

Emnedata i 6xx-felter skal altid flyttes fra den døende post til den overlevende post – dog undtaget dubletter.

Situationer, hvor en fletning kan være aktuel:

Ens poster fra forskellig kilde (sbk + sbu eller sbdb.)
Samme titel ( og udg.) i flere poster med forskellige ejere.
Samme titel i flere poster i forskellige oplag.
Samme titel i flere poster i forskellige oplag med forskellige ejere.
Flerbindsværk – Samme titel, evt. samme bind, evt. forskellige bind, forskellige ejere.

Det er ønskeligt at få antallet af dublerede bib-poster bragt ned. Derfor opfordres der til, at man fletter sådanne poster, hvis man støder på dem. Men det er kun en opfordring – ikke et påbud. Og katalogisering af nyindkøbte bøger har stadig første prioritet.

Fremgangsmåde:

Flet kun to poster ad gangen. Hav kun disse to poster åbne i kat-modulet. Hvis de enkelte poster indeholder oplagsdata, lægges oplysning om oplag og år i hver eksemplarposts note i søgning inden fletteprocessen går i gang. Hvis en Depotbibliotekspost indgår i fletningen, må Depotbibliotekets eksemplarpost(er) ikke røres. Vælg den post med flest data som den overlevende. Hvis en af dem er beriget (DBC-data eller Dewey og LC-emneord), så vælg denne.

Start med at opdele kat-vinduet i to ved at klikke på Læg vinduet med den overlevende post til venstre i kat-vinduet. Læg vinduet med den døende post til højre i kat-vinduet. Flyt overlevende data fra højre mod venstre. Start med bib-posten. Hvis der er knyttet hol-post til begge poster, åbnes disse og relevante felter flyttes fra den døende post til den overlevende. Dette er dog kun muligt at gennemføre for den OWN-kode, som man selv har rettigheder til. Derfor kan det forekomme, at der efter fletning er flere hol-poster med samme own-kode. Disse dubletter opsamles i katalogstatus, så de kan rettes af den relevante ejer.

Nu indledes fletningen ved at klikke på Hvis der kun er hol-post knyttet til den ene post, trækkes denne til den overlevende post. Derefter trækkes alle eksemplarer til den overlevende post. Klik på vinduet med den overlevende post og tjek, at alle hol- og eksemplardata er tilknyttet denne. Hvis der er en hol-post til den døende post, så slet denne. Tjek, at der ikke er hol- og eksemplardata tilknyttet den døende post, og slet den så.

Hvis der var mere end to dubletter, kan du nu gentage processen.

Vedr. flerbindsværker:

Vælg den post med flest data som den overlevende. Sammenlign oplysningerne i den venstre og den højre post omhyggeligt. Kontrollér, at den overlevende post, indeholder alle de bind, som findes begge poster tilsammen. Holposter fra alle ejere skal tilknyttes den overlevende post. I felt 300 $a skrives først et bindantal, når værket antages at være afsluttet, indtil da skrives i 300 $a Flere bind.

Vedrørende fletteprocessen se i øvrigt under Vejledning til Kat-modul / Navigation, modul 3,2 og 3,3.

Komplicerede situationer:

Normalt kan man godt flette eksemplarer, der er udlånt, fra én post til en anden. Men hvis eksemplaret er udlånt via Alephs fjernlånsmodul, får man en fejlmeddelelse, hvis man forsøger at trække eksemplaret fra én bib-post til en anden:

Ex Libris oplyser, at dette er en fundamental feature, der ikke kan ændres, så når man får en sådan fejlmeddelelse, må man reservere eksemplaret, så man får besked, når materialet ikke mere er fjernlånt. Først derefter kan fletningen udføres.

Den alternative løsning kan være at ”flette omvendt”. Dvs. oplysningerne flyttes til den bib-post, der har ILL-eksemplaret tilknyttet. Det kan indebære, at man flytter fra den bedste (i.e. den berigede) post til en mager post, hvilket så igen betyder, at man bagefter må kopiere den gode post for at overskrive den magre. Processen kan beskrives i 4 etaper:

1: Alle hol- og eksemplarposter er flyttet til den post, der skal overleve – men i dette tilfælde den magreste post.

2: tag en kopi af den gode post.

3: Overskriv den magre post ved at indsætte kopien i denne.

4: De to poster er nu ens, og du kan slette den post, der ikke har hol- og eksemplarposter.

Eksempel:

1: Alle hol- og eksemplarposter er flyttet til den post, der skal overleve – men i dette tilfælde den magreste post.

2: tag en kopi af den gode post

3: Overskriv den magre post ved at indsætte kopien i denne.

4: De to poster er nu ens, og du kan slette den post, der ikke har hol- og eksemplarposter

Rev. 8.8.14/bhc