Permanente lån - diverse processer

Håndtering af permanente lån sker i et samarbejde mellem OC-området (retro-ansvarlige), Universitetsområdet (AU-bogservice) og den relevante fagspecialist (Studie- og Forskningsservice) samt Nationalområdets processektioner. Ved beslutning om oprettelse af et permanent lån skal fagspecialisten og den relevante sektion i OC-området høres, for at sikre at materialet opholder sig hvor efterspørgslen er størst. Dansk pligtafleveret materiale kan ikke udstationeres som permanent lån.

SB ønsker, at materiale der udlånes permanent til AU-biblioteker følger de normale udlånsregler, dvs. at det kan hjemlånes, med mindre det af særlige grunde skal friholdes (alder, håndbog o.l.). Det betyder, at materialet skal kunne udlånes via AU-bibliotekerne på linie med AU-bibliotekernes andre materialer. Statsbiblioteket kan når som helst hjemkalde et permanent lån. Låneforespørgsler fra biblioteker uden for AU-SB-samarbejdet behandles af SB som fjernlån som hidtil. Ang. lokal mærkning af materiale, se pkt. A nedenfor

For brugeren skal det tydeligt fremgå, at materialet befinder sig på et AU-bibliotek. Det skal samtidig tydeligt fremgå, af såvel offentlige som interne grænseflader, at materialet er permanent lån fra SB.

A. Oprettelse af permanent lån for monografier

Nyindkøb SB's procesafdeling(er) + evt. AU-bogservice:

1. Materialet bestilles og modtages i SB's procesafdelinger
2. Materialet afleveres i AU-bogservice til færdiggørelse, med mindre andet er aftalt:
3. Bibliografisk post oprettes/redigeres
4. HOLpost oprettes/redigeres med accessionsoplysninger, evt. lokal opstilling m.m.
5. Der oprettes én eksemplarpost pr. fysisk enhed, som beskrevet i skemaet på s. 5
6. I hvert bind, øverst på permen (bindets inderside), skriver katalogisator *med blyant*: "Permanent lån fra Statsbiblioteket"
7. Materialet sendes til AU-biblioteket

Overførsel af materiale fra SB's samlinger AU-bogservice + evt. SB's retroansvarlige:

1. AU-bogservice bestiller materialet fra magasin
2. Katalogposter tilrettes jvf. ovenstående, evt. i samarbejde med Retroansvarlige
3. Eventuelle mærker med opstillingsnummer fjernes fra bindets yderside, men ikke fra permen. Evt. stregkodeetiket forbliver også i bindet
4. I hvert bind, øverst på permen (omslagets inderside), skriver katalogisator *med blyant*:"Permanent lån fra Statsbiblioteket"
5. Materialet sendes til AU-biblioteket

Lokal ejermærkning af de fysiske bind: SB har accepteret lokal ejermærkning med tape o.l., forudsat at der først påsættes et underlag af klar plast, der mindst svarer til bredden af ejermærkningen. Lokale stregkoder og chips må indtil videre isættes, såvidt muligt på plastunderlag, da de er en forudsætning for ekspedition af materialet.

NB. Hvis du er i tvivl, så kontakt AU-bogservice, p.t. Margit Helbo, msh@statsbiblioteket.dk /tel. 8946 2044.

B. Rettelse af retro-poster for (formodede) permanente lån

Oplysning om permanent lån er kun i begrænset omfang overført til den fælles katalogbase. Der foregår løbende opdatering af posterne, men kun ad hoc, hyppigst i forbindelse med stregkodning eller låneforespørgsler. AU-bogservice checker ikke på plads i SB's magasiner, af ressourcemæssige grunde.

Følgende procedure er aftalt med Logistik (OC-området):

1. Hvis der er bibliografiske poster for såvel et SB-eksemplar som et AU-bibliotekseksemplar, og det fremgår af begge poster, at der er tale om permanent lån:

1. De bibliografiske poster flettes efter gældende regler
2. AU-bibliotekets eksemplar rettes til med perm.lånsoplysninger;
3. SB-eksemplarposten slettes. Der overføres ikke længere opstillingsangivelser fra SB-eksemplarposten, da bogen altid vil få en ny opstilling, hvis det permanente lån ikke længere ønskes af AU-biblioteket.

2. I alle andre tilfælde:

1. Hvis der er flere bibliografiske poster, flettes de efter gældende regler
2. Mindst ét SB-eksemplar og ét AU-perm.låns-eksemplar skal ende med at være tilknyttet posten

3. Bortkommet eksemplar Hvis det ved ekspedition på SB konstateres, at der ikke er hverken bog eller pap på plads og man ved efterfølgende opslag i basen også finder et AU-eksemplar, skal man gøre følgende:

• Giv kunden besked via E-sag
• Tag et print af katalogposten og bed AU-bogservice checke, om det kan være SB's eksemplar, der står på AU-biblioteket (kontrollér de trykte lister og kontakt om nødvendigt AU-biblioteket)
• Hvis eksemplaret tilhører AU-biblioteket, giver AU-bogservice besked til de retroansvarlige om at SB's eksemplar skal meldes bortkommet.

C. Afmelding af monografi som permanent lån

Når et AU-bibliotek returnerer et permanent lån, skal det afmeldes i et samarbejde mellem Logistik (retroansvarlige) og AU-bogservice. Den relevante fagspecialist involveres, for at tage stilling til eventuel kassation.

1. AU-bogservice:

1. Værket slettes fra de maskinskrevne lister over permanente lån (i AU-bogservice)
2. Bib-post og eksemplarpost i katalogbasen renses for AU-biblioteksoplysninger (HOL-post med lokale oplysninger slettes) og processtatus i eksemplarposten sættes til 'CT'
3. Eksemplarposten forsynes med en note: "Permanent lån retur fra xx bibliotek". Oplysningen sættes i et notefelt, der ikke vises for slutbruger, p.t. 'Udlånsnote'. d. Værket afleveres til retroansvarlige til færdiggørelse

2. Logistik:

1. Det checkes, at SB har modtaget alt det udlånte retur.
2. De enkelte bind viskes rene for indskrevne permanentlåns-oplysninger
3. Der skal tages stilling til retroefterbehandling (oprettelse/tilretning af eksemplarposter m.m.). Når perm.låns-noteringen fjernes i katalogbasen, sættes en SB-stregkode ovenpå en eventuel institutstregkode og det nye nummer indlæses i eks.posten.
4. Find ny opstillingsplads
5. Værket tilmeldes via udlånsmodulet og stilles på plads
6. Evt. pladspap fjernes fra den gamle samling

D. Oprettelse og afmelding af periodica som permanente lån

Henvendelse til Tidsskriftproces (indtil videre til Susanne Bisgaard, sbi@statsbiblioteket.dk , tel. 8946 2078)

Eksemplarpostens oplysninger

25.10.2002/HMH,LN
7.9.2010 Afsnit C sidst opdateret/LN